"Queremos ayudar a los profesores para que sus eventos logren los resultados que esperan"

Patricia Harman, jefa de la Oficina de Eventos y Viajes de la PUCP, señaló que el 2020 nuestra Universidad quintuplicó el número de eventos realizados. Y este año la cifra será mayor.

Con la llegada de la pandemia a nuestro país, hace exactamente un año, muchas cosas tuvieron que cambiar en nuestra vida académica. La imposibilidad de reunirnos nos llevó a explorar nuevas formas de estar cerca. Y en el caso de los congresos, conferencias, simposios o coloquios (parte esencial de la vida universitaria), esto no fue la excepción.

Patricia Harman, jefa de la Oficina de Eventos y Viajes de la PUCP, comenta que nuestra Universidad no solo tuvo que hacer modificaciones en su calendario de eventos, gracias a la digitalización, también hubo cambios en la estructura y ejecución de los mismos.

En esa línea, Harman indica que uno de los cambios que se dieron se refiere a los tiempos que se emplean entre la planificación y la ejecución de los eventos: antes de la pandemia esto podía tomar de tres meses a más, hoy hablamos de solo unas semanas.

Otra diferencia es la forma de llegada al público objetivo. Si antes bastaba con colocar un afiche en la facultad, hoy se debe analizar qué medio emplear y en qué horario transmitir el mensaje, ya que, en la red, los alumnos están expuestos a más información. Además, se deben establecer mayores canales de contacto e información.

La pandemia nos trajo muchas desgracias, pero también nos hizo ver que podemos acercarnos a través de la virtualidad. Que es posible poner todo el knowhow de la Universidad y acercarlo a provincias, algo que no hacíamos. Esto nos va a ayudar a visibilizarnos mejor y nos dará la oportunidad de compartir conocimientos con otros espacios”.

Patricia Harman

Jefa de la Oficina de Eventos y Viajes

Ante estos cambios, la Oficina de Eventos y Viajes ha ampliado su rol de apoyo a los docentes. Ahora, a la par de organizar los eventos y acondicionar las salas, también están capacitando a los docentes para que puedan manejar, por su cuenta, algunos aspectos durante las reuniones, como -por ejemplo- las salas virtuales.

“Uno de los retos que encontramos es que el profesor sigue pensando sus eventos como si fueran presenciales, por lo que tenemos que acompañarlos aún más. Queremos ayudarlos a que exploten todas las posibilidades para que tengan un buen evento y logren los resultados que esperan”, recalca Harman.

De lo presencial a lo virtual

Pese al complejo escenario que se vivió el año pasado, nuestra Universidad superó largamente el número de eventos realizados. Mientras que antes de la pandemia se organizaban entre 60 y 80 congresos, conferencias, simposios y/o coloquios presenciales, en el 2020 hubo 472 reuniones virtuales y solo 2 presenciales. Para este año, se prevé superar estas cifras.

Así, en el calendario que se tiene previsto, encontramos desde eventos internacionales de gran envergadura (4) y de alta convocatoria (como la feria de trabajo o el Encuentro de Investigación) hasta charlas o conferencias. Sobre este último punto, Patricia Harman señala que -cada vez más- las unidades académicas están demandando la organización de eventos en paquetes. Un ejemplo de ello se dio en enero pasado cuando la Escuela de Posgrado solicitó la realización de 70 charlas para solo unos días.

Ante esta creciente demanda, la Oficina de Eventos y Viajes tiene como objetivo para este año generar mayores espacios de interacción que permitan la navegación de los usuarios de manera más entretenida y segura. También vienen analizando la posibilidad de poner branding en eventos clave, como las ferias de trabajo.

Otro aspecto importante que desean impulsar es el desarrollo de mejores plataformas que permitan llegar a más público, tanto dentro como fuera de nuestra comunidad. En ese sentido, Harman destaca que en el último año se incrementó la participación de alumnos, docentes y profesionales del interior del país. La expectativa es que esto se siga afianzando.

“La pandemia nos trajo muchas desgracias, pero también nos hizo ver que podemos acercarnos a través de la virtualidad. Que es posible poner todo el knowhow de la Universidad y acercarlo a provincias, algo que no hacíamos. Esto nos va a ayudar a visibilizarnos mejor y nos dará la oportunidad de compartir conocimientos con otros espacios”, remarca.