El impulso de los eventos virtuales

La organización exitosa del ISIE Américas 2020, por parte de la PUCP en el mes de julio, demuestra que las actividades no tienen por qué detenerse en la coyuntura actual. Desde la Oficina de Eventos y Viajes, se brinda el apoyo de asesoría, capacitación o atención de los eventos de las diversas unidades académicas en modalidad virtual.

Los congresos, conferencias, simposios o coloquios son parte esencial de la vida universitaria. Sin embargo, su desarrollo presencial se vio detenido inicialmente por el avance de la pandemia.

Pero en todos estos esfuerzos por continuar con las actividades en un entorno virtual, la PUCP desarrolló, del 6 al 8 de julio, vía Zoom, el congreso bienal de la Sociedad Internacional de Ecología Industrial (ISIE) Américas 2020, iniciativa a cargo del Departamento de Ingeniería, a través de las secciones de Ingeniería Civil e Ingeniería Industrial, y del grupo de investigación Red Peruana Ciclo de Vida y Ecología Industrial (Pelcan).

Esta actividad, que convocó a 126 expertos de 25 países de América, Asia y Europa, se convirtió en el ejemplo más representativo que demuestra que el entorno virtual también brinda oportunidades interesantes para el desarrollo de los eventos de las diversas unidades académicas de la PUCP.

Ante ello, Patricia Harman, jefa de la Oficina de Eventos y Viajes de la PUCP, cuenta que desde su unidad se brinda el apoyo de asesoría, capacitación o de la atención de los eventos en todos los niveles.

Asimismo, señala que, hasta el momento, la actividad más ambiciosa que han podido desarrollar ha sido justamente el ISIE Américas 2020, porque incluía un público externo internacional. “Allí lo principal ha sido no tratar de transformar una experiencia presencial en virtual, sino sacar provecho de la virtualidad”, explica.

Harman señala que, en ese escenario, lo más importante es visibilizar todas las ventajas de estar en un evento virtual que, desde el punto de vista del usuario, no tiene que movilizarse. Por ello, explica que los gastos disminuyen, desde la parte de quienes organizan como la de los participantes.

Además, una de las grandes diferencias respecto a un evento presencial, señala Harman, donde solo puedes estar en un espacio, es que en un entorno virtual puedes visualizar las conferencias de forma simultánea.

La jefa de la Oficina de Eventos  y Viajes considera que, al final, se cumplen los objetivos que son “de divulgación científica, intercambio de experiencias, y continuar con esta labor en distintos espacios donde se necesitan la discusión y el intercambio de conocimientos”.

Proceso integral

De acuerdo con la experiencia exitosa de la organización de ISIE Américas 2020, el trabajo de la Oficina de Eventos y Viajes en este contexto se inicia con el contacto con el profesor interesado en desarrollar un evento. “Nos dice cuál es su iniciativa, que tiene que estar refrendada por su departamento. Luego, nosotros articulamos las coordinaciones con la Dirección de Comunicación Institucional (DCI) para todos los efectos de la difusión. Nos comunicamos con los ponentes que el profesor ha determinado y que forman parte de su programa. Con los ponentes, hacemos una prueba previa de conexión para ver qué van a presentar y cómo lo van a presentar, ya sea video, audio o diapositivas”, dice Harman.

Seguramente vendrán más iniciativas del nivel de complejidad del congreso realizado a las que les daremos todo el apoyo para que tengan el mismo resultado. Vamos en buen camino para realizar proyectos más grandes y con mayores interactividades”

Patricia Harman

Jefa de la Oficina de Eventos y Viajes

Para el día de la actividad, explica que “se prepara una secuencia, que la hemos denominado backstage, donde, previo al inicio, socializamos con todas las personas que forman parte del programa para que tengan un guion y, de esa manera, logramos que la transmisión, tanto del aula de Zoom como de otra plataforma, salga limpia”. Además, agrega que la oficina tiene bajo su responsabilidad la operación de la sala y acompaña a los participantes en los diferentes procesos del evento.

Al final, se brindan los reportes de visitas de las transmisiones, se realiza una encuesta para obtener las opiniones de parte de la audiencia y se entregan las grabaciones de la actividad.

El apoyo que brinda la Oficina de Eventos y Viajes también pasa por la capacitación a las unidades para que manejen, por ejemplo, una sala virtual. “Tenemos que entender la necesidad del pedido para que la unidad interesada sepa qué tipos de salas necesitan de acuerdo con su funcionalidad y puedan explotarlas para que sus reuniones tengan un mejor impacto”, explica.

“También orientamos a los profesores para que obtengan licencias dentro de los canales de la Dirección Tecnológica de la Información (DTI), que está al servicio de la comunidad”, agrega.

Patricia Harman cuenta que, luego de la experiencia positiva que significó la organización de ISIE Américas 2020, están recibiendo más propuestas. “Se ha podido llegar a ese punto donde podemos ofrecer esta virtualidad a todas las unidades”, acota.

“Seguramente vendrán más iniciativas del nivel de complejidad del congreso realizado a las que les daremos todo el apoyo para que tengan el mismo resultado. Vamos en buen camino para realizar proyectos más grandes y con mayores interactividades”, finaliza.

Experiencia

El Dr. Ramzy Kahhat, investigador y docente del Dpto. de Ingeniería, y quien fue el presidente del comité organizador del ISIE Américas 2020, cuenta que luego de que se decretara el estado de emergencia en el país, en abril, se decidió no posponer la actividad programada para julio, sino hacerla virtual.

A partir de allí, cuenta que se comenzó a pensar profundamente en todos los aspectos vinculados en cómo hacer este congreso virtual y que, de alguna manera, tenga el impacto que podría tener uno presencial.

“También teníamos que ver cómo hacer que el participante se sienta a gusto con lo que nosotros estamos haciendo. Que entienda nuestras ganas de hacer un evento de calidad, con características similares o mejores a la de una conferencia presencial”, explica.

En ese sentido, surgieron retos relacionados con “cómo hacer que la organización sea impecable, que estemos coordinados en cuanto a la organización de las sesiones plenarias y paralelas, que el participante conozca cómo vamos a interactuar”, dice.

El docente explica que, por ello, estaba el reto de comunicar a todos los participantes la idea general del congreso, así como los lineamientos básicos. “Hemos enviado muchos correos informativos, hemos grabado tutoriales sobre accesos a plataformas, hemos tenido reuniones con los participantes donde les explicábamos todos los detalles”, refiere.

Debemos seguir con estos eventos porque son importantísimos no solo para mostrar los resultados de la investigación, sino para recibir críticas constructivas a este trabajo y aprender de la investigación de otros. Estos espacios son fundamentales para crecer”.

Dr. Ramzy Kahhat

Investigador y docente del Departamento de Ingeniería

Por ello, señala que tenían que llegar al día del evento diciendo: “La gente tiene una mejor idea y el porcentaje de falla por desinformación será menor”. “El reto de informar era básico”, completa.

Además, Kahhat explica que la plataforma Paideia se convirtió en un eje central para el antes, durante y después del evento. “Actualmente, cualquier persona que formó parte del congreso entra a Paideia y puede ver, por dos meses, los videos de las sesiones”, dice.

“Al final, la gente sintió el trabajo, la buena organización, la óptima disposición y quedó contenta del evento. El equipo funcionó muy bien”, cuenta. Indica también que, frente a una situación donde se cambió intempestivamente la modalidad del congreso, “haberlo hecho bien (virtualmente) nos deja mejor como institución”.

Es precisamente en ese aspecto en que el apoyo de la Universidad fue vital, cuenta Kahhat. “La Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación (DAPE) me abrió las puertas y unió a diferentes equipos de trabajo de la PUCP”, sostiene.

Para finalizar, Kahhat señala que “debemos seguir con estos eventos porque son importantísimos no solo para mostrar los resultados de la investigación, sino para recibir críticas constructivas a este trabajo y aprender de la investigación de otros. Estos espacios son fundamentales para crecer”.